Unser Team der Kolping Recruiting & Integration GmbH verpflichtet sich zu einer ethisch verantwortungsvollen und transparenten Rekrutierung sowie nachhaltigen Integration internationaler Fachkräfte – stets orientiert an den Leitlinien des Gütesiegels „Faire Anwerbung Pflege Deutschland“. 

Sollten dennoch einmal Unstimmigkeiten auftreten oder Sie Hinweise zur Verbesserung unserer Prozesse haben, sind wir dankbar für Ihr konstruktives Feedback zur Weiterentwicklung unserer Standards. Wir sehen solche Rückmeldungen positiv und als Chance uns zu verbessern. Im Sinne eines strukturierten und verlässlichen Prozesses haben wir für unser Unternehmen daher diesen Beschwerdeleitfaden geschaffen. 

1. Umgang mit Beschwerden 

Beschwerden im Sinne des Beschwerdemanagements beziehen sich auf den Rekrutierungs- und Anwerbeprozess, insbesondere auf Verstöße gegen Transparenz, Fairness oder vertragliche Zusagen. Anliegen, die den persönlichen Alltag oder das allgemeine Wohlbefinden betreffen werden im Beschwerdemanagement des Gütesiegels nicht vorrangig behandelt, können aber gegebenenfalls an andere zuständige Stellen weitergeleitet werden. 

Wir nehmen jede Beschwerde ernst und behandeln sie vertraulich. Fachkräfte, Kunden und Partner können sich jederzeit an uns wenden, um Unstimmigkeiten oder Prozessverbesserungen zu melden. Die Meldung erfolgt schriftlich oder per E-Mail unter Wahrung der Anonymität gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). 

Unser Ziel ist es, jede Rückmeldung mit größter Sorgfalt zu prüfen und gemeinsam mit Ihnen eine faire Lösung zu finden – soweit insbesondere rechtliche Rahmenbedingungen dies zu lassen. Wir möchten sicherstellen, dass Sie sich mit Ihrem Anliegen stets ernstgenommen und wertgeschätzt fühlen.  

2. Beschwerdestelle 

Für Beschwerden können Sie sich jederzeit vertraulich an folgende zentrale Beschwerdestelle wenden:

E-Mail:meldestelle.hgsg@gmail.com

Alternativ können Sie sich direkt an Ihre Ansprechpartner von Kolping Recruiting & Integration GmbH oder an Ihre Ansprechpartner im Heimatland (lokaler Partner) wenden.  

3. Ablauf des Beschwerdemanagement 

3.1 Vorgehensweise 

• Prüfung:  
  Jede Beschwerde wird unverzüglich durch die Beschwerdestellen auf einen notwendigen Handlungsbedarf hin geprüft. 

• Lösungsfindung:  
  Im Dialog mit allen Beteiligten erarbeiten wir im Falle eines Handlungsbedarfs auf die Beschwerde zugeschnittene konkrete Maßnahmen 

• Nachverfolgung:  
  Wir dokumentieren den Prozess und überprüfen bei getroffenen Maßnahmen deren Wirksamkeit. 

3.2 Zeitlicher Rahmen 

• Eingangsbestätigung:
  In der Regel innerhalb von 24 Stunden nach Meldungseingang. Sollte sich aufgrund besonderer Umstände eine längere Bearbeitung als erforderlich erweisen, so erhält der Beschwerdeführer einen Zwischenbescheid mit Begründung 

• Bearbeitungsdauer:
  Maximal 3 Wochen pro Beschwerde – bei komplexen Fällen informieren wir zeitnah über Verzögerungen. 

• Abschlussmitteilung:
  Schriftliche Zusammenfassung des Ergebnisses an alle direkt Betroffenen.

3.3 Sprache der Beschwerdeführung 

Aus rechtlichen Gründen erfolgen alle schriftlichen Dokumentationen in deutscher Sprache. Sie haben jedoch die Möglichkeit, Ihre Beschwerde gerne in einer anderen Sprache zu verfassen und bei uns einzureichen. Bei Gesprächen entscheiden wir gemeinsam mit Ihnen, ob eine Dolmetscherin oder ein Dolmetscher hinzugezogen werden soll, um sicherzustellen, dass Ihr Anliegen vollständig verstanden und berücksichtigt wird. 

3.4 Beschwerdeabschluss 

Dem Beschwerdeführer steht es frei, die Ergebnisse des Beschwerdeprozesse anzuerkennen. Sollte dieses Ziel erreicht sein, wird eine Abschlussdokumentation vorgenommen und der Vorgang erledigt. Sofern das Ergebnis den Beschwerdeführer nicht befriedigt, aber die Beschwerdestelle als finale Instanz keine weiteren Möglichkeiten einer Vorgehensweise sieht, so wird dies dem Beschwerdeführer schriftlich mitgeteilt. 

4. Vertraulichkeit / Schutz 

Wir betrachten jede Rückmeldung als wertvollen Impuls für unsere Weiterentwicklung und verstehen Beschwerden stets als konstruktiven Beitrag zur Verbesserung unserer Abläufe und Dienstleistungen.  

Auf Wunsch des Beschwerdeführers behandeln wir Anfragen vertraulich. Gleichzeitig legen wir großen Wert auf Transparenz und Fairness: Um alle Perspektiven berücksichtigen zu können, beziehen wir betroffene Mitarbeiter*innen in den Klärungsprozess ein. Dies geschieht stets unter dem Aspekt der Wertschätzung – sowohl gegenüber dem Hinweisgebenden als auch unseren Mitarbeitenden. Eine Ausnahme bilden Fälle, in denen rechtliche oder strafrechtliche Gründe gegen eine Einbeziehung sprechen. In solchen Situationen erfolgt die Bearbeitung unter strenger Einhaltung gesetzlicher Vorgaben 

5. Kommunikation des Beschwerdeleitfadens 

Dieser Leitfaden wird in der jeweils gültigen Form auf unserer Website veröffentlicht und den Teilnehmer*innen zusätzlich in Ihrer Heimatsprache zur Verfügung gestellt.